DALL’UNI LA GUIDA PER LA FORMAZIONE IN VIDEOCONFERENZA

Il tavolo interistituzionale “Formazione in videoconferenza sincrona salute e sicurezza sul lavoro” condotto da UNI e costituito da esperti e professionisti in materia di sicurezza e salute nei luoghi di lavoro dell’Inail, del Coordinamento delle Regioni, delle Università degli Studi di Urbino e Ca’ Foscari di Venezia, del comitato tecnico UNI/CT 042 “Sicurezza” di UNI, ha redatto la prassi di riferimento UNI/PdR 149:2023 “Guida metodologica per l’organizzazione e la gestione dei percorsi formativi in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro erogati in modalità videoconferenza sincrona”, in vigore dal 20 luglio 2023.

La prassi di riferimento costituisce una guida metodologica, operativa e gestionale a carattere volontario che vuole fungere da supporto per i soggetti formatori abilitati dalla legislazione vigente ad erogare la formazione obbligatoria in materia di salute e sicurezza sul lavoro (SSL), i quali intendono avvalersi della videoconferenza sincrona (VCS) come modalità complementare, integrante o alternativa alla formazione in presenza, nel rispetto della legislazione stessa.

Avevamo già anticipato i contenuti della bozza della prassi di riferimento sulla formazione in videoconferenza in una precedente news, vediamo ora cosa prevede la versione definitiva pubblicata dall’UNI.

COS’È UNA PRASSI DI RIFERIMENTO?

Prima di approfondire i contenuti della UNI/PdR 149:2023 ricordiamo che una Prassi di Riferimento (PdR) non è una norma nazionale, ma è un documento pubblicato da UNI, come previsto dal Regolamento UE n.1025/2012, che raccoglie prescrizioni relative a prassi condivise che introducono prescrizioni tecniche elaborate sulla base di un processo ristretto sotto la conduzione operativa di UNI.

Le prassi di riferimento sono disponibili per un periodo non superiore a 5 anni, tempo massimo dalla loro pubblicazione, entro il quale possono essere trasformate in un documento normativo (UNI, UNI/TS, UNI/TR) oppure devono essere ritirate.

CONTESTO DI RIFERIMENTO

Con l’emergenza sanitaria in seguito alla diffusione del SARS-CoV-2, la formazione a distanza ha avuto una sempre maggiore diffusione garantendo la necessaria continuità che sta alla base della formazione, in particolare in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro (SSL) e assicurando la possibilità di effettuazione dei corsi obbligatori per legge.

L’utilizzo della Videoconferenza Sincrona (VCS), da alcuni chiamata anche FAD Sincrona e in alcuni casi confusa, sotto il vasto nome di corsi online con la formazione in modalità elearning, è avvenuto però in un sostanziale quadro di vuoto legislativo per quanto riguarda la regolamentazione delle modalità operative e la definizione di requisiti organizzativi e gestionali comportando l’adozione di svariati approcci metodologici e tecnici, anche non sempre adeguati a garantire la necessaria qualità ed efficacia.

Il vuoto normativo è stato in parte colmato con due interventi legislativi:

• Legge n. 215 del 17 dicembre 2021 che prevede la revisione e la modifica degli Accordi Stato Regioni in materia di formazione su SSL;
• Legge n. 52 del 19 maggio 2022 che ha equiparato la formazione in Videoconferenza Sincrona a quella in presenza.

QUAL È LA FINALITÀ DELLA UNI/PDR 149:2023?

La finalità della Prassi di Riferimento UNI/PdR 149 è fornire indicazioni e suggerimenti utili ai soggetti formatori, abilitati dalla legislazione vigente in materia di formazione su SSL, per l’organizzazione e la gestione della formazione su Salute e Sicurezza sul Lavoro erogabile in VCS.

La prassi di riferimento si riferisce esclusivamente agli aspetti metodologici, organizzativi e gestionali per l’erogazione in VCS, validi per qualsiasi corso su SSL erogabile in tale modalità; non fa invece riferimento ai contenuti, articolazioni e specificità dei singoli corsi di formazione obbligatoria in materia di SSL.

La UNI/PdR 149:2023 si rivolge ai soggetti formatori abilitati dalla legislazione vigente a erogare la formazione obbligatoria su SSL individuati in:

• Soggetti istituzionali (Amministrazioni pubbliche),
• Organismi Paritetici,
• Associazioni sindacali dei datori di lavoro o dei lavoratori comparativamente più rappresentative sul piano nazionale,
• Soggetti formatori accreditati in conformità al modello di accreditamento delle Regioni e Provincia autonoma.

La UNI/PdR 149 non si rivolge invece ai datori di lavoro quando, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa vigente, sono loro a organizzare i percorsi formativi: in tal caso i datori di lavoro possono far riferimento alla PdR per coglierne indicazioni utili nell’organizzazione dei propri corsi in Videoconferenza Sincrona.

L’APPROCCIO PER PROCESSI

La UNI/PdR 149:2023 propone un approccio per processi secondo il ciclo di Deming (Plan-Do-Check-ACT o PDCA) volto ad assicurare la qualità dei singoli processi di produzione della formazione erogata in VCS mediante l’impiego di adeguate risorse e nell’ottica del miglioramento continuo delle prestazioni.

Sostanzialmente l’approccio proposto si compone delle seguenti fasi:

• PLAN: analisi dei fabbisogni formativi in materia di SSL, dei fabbisogni professionali e del contesto all’interno dell’organizzazione. In questa fase devono essere individuate e indicate le abilità e le capacità, in termine di alfabetizzazione informatica e digitale, richieste all’utente per la frequenza efficace del percorso formativo. Devono essere inoltre definiti i requisiti tecnologici della postazione del discente e di compatibilità con i requisiti di accesso, accessibilità e fruibilità previsti dalla piattaforma del soggetto formatore. A valle dell’analisi, si procede alla pianificazione del progetto formativo, prestando particolare attenzione agli elementi che caratterizzano la formazione in VCS (es. attenzione agli aspetti tecnologici, alle modalità di svolgimento sincrono di ogni fase comprese le verifiche e le esercitazioni, presenza di un tutor d’aula virtuale, ecc.).
• DO: erogazione del percorso formativo in aula virtuale che prevede la gestione dell’accesso protetto dei discenti, verifica della presenza dei discenti, gestione di ogni fase del corso (es. esercitazioni, lavori di gruppo, verifiche di apprendimento, ecc.), gestione della comunicazione discente-docente-tutor.
• CHECK: monitoraggio e valutazione della qualità organizzativa e didattica mediante rilevazione di parametri e indici prestazionali, solitamente tramite questionari di gradimento, e raccolta e rielaborazione dei risultati.
• ACT: riesame e adozione di misure e interventi correttivi ai fini del miglioramento sia dal punto organizzativo che didattico.

QUALI SONO LE FIGURE PROFESSIONALI INDISPENSABILI PER LA FORMAZIONE IN VIDEOCONFERENZA?

Oltre alle competenze previste per i soggetti impiegati nella formazione in presenza, per la formazione in Videoconferenza Sincrona (VCS) gli enti formatori devono garantire che siano presenti profili con particolari competenze in termini di conoscenze, abilità e responsabilità per gestire e presidiare i processi di erogazione della formazione in videoconferenza sincrona e che tali capacità siano mantenute nel tempo.

Le figure professionali indispensabili sono quindi:

• Responsabile dei processi formativi: è il soggetto responsabile dei processi di produzione della formazione e il garante dei contenuti e della loro coerenza rispetto all’esito dell’analisi dei bisogni formativi e degli obiettivi. Deve presidiare gli aspetti didattici, organizzativi, informativi, di monitoraggio e valutazione in ambiente virtuale. Gestisce i rapporti con la committenza in merito ai progetti formativi ed è responsabile del coordinamento dei docenti, del tutor e del tecnico esperto nella gestione della piattaforma multimediale nella realizzazione del progetto formativo in ogni sua fase. Possiede comprovata esperienza in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro.
• Docente: possiede i requisiti previsti dalla normativa per la formazione in materia di SSL, con conoscenze anche digitali. È responsabile del presidio delle variabili dell’aula virtuale relative alle dinamiche di gruppo e ai rapporti interpersonali con l’obiettivo di favorire l’apprendimento, la partecipazione e l’interazione attraverso le funzionalità della piattaforma. È responsabile della progettazione e dell’erogazione delle unità didattiche assegnate, dell’individuazione delle strategie e metodologie didattiche attive idonee per l’ambiente virtuale in Videoconferenza Sincrona (VCS), della predisposizione dei materiali didattici e delle modalità di verifica in sincrono coerenti con gli obiettivi formativi e nel rispetto di quanto previsto dalla legislazione in materia di SSL.
• Tutor d’aula virtuale: soggetto esperto delle dinamiche di interazione nell’ambiente virtuale in grado di fornire indicazioni operative sulla fruizione del corso, sulle funzionalità della piattaforma e sull’accesso ai diversi ambienti e materiali didattici nonché di supportare i docenti e i discenti durante le attività didattiche e nella somministrazione delle esercitazioni e delle prove di verifica. È responsabile del monitoraggio dell’andamento dell’attività didattica, della rilevazione delle esigenze dei partecipanti e della gestione della modulistica nell’ambito della piattaforma utilizzata.
• Tecnico esperto nella gestione della piattaforma multimediale: soggetto che garantisce la gestione tecnica della piattaforma utilizzata per la Videoconferenza Sincrona (VCS). È responsabile della gestione delle eventuali criticità nel funzionamento della piattaforma, della configurazione degli ambienti virtuali, dell’anagrafica, della profilazione degli utenti e del monitoraggio degli accessi in collaborazione con il tutor d’aula virtuale.

Nell’appendice A della PdR sono riportati compiti, conoscenze e abilità richieste alle quattro figure sopra indicate.

QUALI CARATTERISTICHE PER LE PIATTAFORME MULTIMEDIALI?

Per assicurare un’efficace gestione dal punto di vista didattico, il rispetto dei requisiti legislativi in materia di formazione su Salute e Sicurezza sul Lavoro e la conformità al regolamento sulla protezione dei dati personali, è necessario che la piattaforma utilizzata dal soggetto formatore abbia le seguenti caratteristiche tecniche e funzionali minime:

• modalità di accesso al corso con caratteristiche tali da consentire l’accesso solo agli iscritti autorizzati (accesso protetto) e in modo tale che sia garantita la massima sicurezza da accessi non autorizzati dal soggetto formatore;
• assicurare registrazione e tracciabilità degli accessi;
• monitoraggio e registrazione delle presenze, con evidenza documentale della tracciatura riportante l’ora iniziale e finale dei collegamenti e gli eventuali abbandoni dei discenti;
• visualizzazione, tramite finestre, dei discenti in modo da facilitare l’interazione tra docenti e discenti e tra discenti e discenti, e verifica da parte del docente e/o del tutor della presenza effettiva dei singoli discenti;
• interazione sincrona tra docente e discenti, permettendo ai discenti di intervenire in diretta su richiesta mediante l’utilizzo di una funzionalità dedicata;
• partecipazione attiva dei discenti da parte del docente mediante domande, sondaggi, discussioni, ecc. permettendo così anche di monitorare in itinere le fasi di apprendimento;
• proiezione e condivisione delle presentazioni utilizzate dai docenti e agevole visualizzazione delle stesse da parte dei discenti;
• presenza di chat per consentire ai discenti di comunicare con il docente o il tutor o con gli altri discenti in alternativa o in integrazione alla comunicazione audio/video;
• possibilità di verificare, gestire e modulare la qualità video e audio, in modo da garantire un ottimale setting d’aula virtuale;
• possibilità di creare classi virtuali da poter suddividere in sottogruppi separati (break-out rooms) per lo svolgimento di eventuali esercitazioni/lavori di gruppo;
• possibilità di disattivare utility e applicazioni non strettamente funzionali alla didattica per impedire da parte di soggetti estranei alla attività didattica l’utilizzo di dati, documenti e informazioni e profilazioni per altri scopi non pertinenti;
• possibilità di svolgere verifiche intermedie e finali dei discenti in modo sincrono con l’acquisizione degli elaborati da parte del docente e/o del tutor alla fine della sessione di verifica;
• consentire, laddove necessario o utile, le registrazioni delle sessioni formative (parzialmente o totalmente);
• presenza di un’area di repository del materiale didattico e di supporto alla didattica per la sola durata del corso di formazione, con utilizzo protetto da parte del discente ai soli fini didattici e regolamentato secondo le indicazioni del soggetto formatore;
• acquisizione del consenso al trattamento dei dati da parte dell’interessato e, laddove prevista dal soggetto formatore, dell’accettazione del rispetto del copyright, del divieto di diffusione verso terzi, del divieto di condivisione con terzi e di eventuali limitazioni ai download.

Funzionalità aggiuntive che permettono di ottenere un maggiore livello prestazionale in termini di efficacia, efficienza e trasparenza nella erogazione e gestione dei percorsi formativi sono:

• generazione automatica degli attestati di frequenza e superamento delle verifiche con possibilità di personalizzazione dei format (per renderli conformi a quanto previsto dalla legislazione vigente in materia) e apposizione di firma digitale del rappresentante del soggetto formatore;
• effettuazione e gestione delle verifiche di valutazione degli apprendimenti mediante apposito software funzionante all’interno della piattaforma con la generazione dei risultati delle verifiche;
• elaborazione dei dati e degli esiti riguardanti le valutazioni degli apprendimenti e il monitoraggio della qualità formativa sia sotto il profilo didattico che organizzativo (qualità percepita dai discenti e rilevata attraverso i questionari di gradimento), anche in forma aggregata con possibilità di elaborazione statistica e generazione di report.

QUALI CARATTERISTICHE PER LE POSTAZIONI UTENTE?

La connessione della postazione d’utente alla rete Internet deve essere stabile ed efficiente.

In sede di informazione preliminare il soggetto formatore dovrebbe raccomandare al discente la verifica che:

• la postazione abbia una connessine alla rete in banda larga o ultra larga;
• se la postazione ha la connessine alla rete in banda larga o ultra larga mediante wifi, verificare che non ci siano elementi interferenziali che possano degradare la velocità di connessione e la stabilità del collegamento;
• siano presenti particolari requisiti hardware e/o software qualora siano necessari per poter fruire del corso;
• la postazione non presenti elementi interferenziali di natura ambientale che possano comportare problemi e criticità nella corretta ed efficace fruizione del corso.

QUALI INDICAZIONI PER LA PROTEZIONE E IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI?

I soggetti formatori in materia di SSL sono autorizzati al trattamento dei dati personali di discenti, docenti e tutor d’aula virtuale, nella gestione ed erogazione dei percorsi formativi in VCS.

Il soggetto formatore è sempre il titolare del trattamento dei dati personali. In caso di utilizzo di piattaforma proprietaria, è anche responsabile del trattamento dei dati. Nel caso, largamente più diffuso, di utilizzo di piattaforme terze con licenze d’uso, il responsabile del trattamento dei dati è il fornitore/gestore della piattaforma e tale rapporto andrebbe regolato con contratto o altro atto giuridico in forma scritta.

I dati personali dei discenti e dei docenti sono trattati dal soggetto formatore e/o dal responsabile del trattamento secondo i principi di liceità, correttezza e trasparenza nei confronti dei discenti, dei docenti e dei tutor, come previsto dalla legislazione vigente.

QUALI SONO LE PROCEDURE E LE MODALITÀ OPERATIVE?

Prima dell’erogazione del corso di formazione, il soggetto formatore informa il discente su:

• caratteristiche tecnologiche e funzionali della piattaforma multimediale;
• requisiti di connettività e delle dotazioni hardware e software della postazione utente;
• modalità di accesso;
• modalità di erogazione dei contenuti del percorso formativo e fruizione da parte del discente in ambiente virtuale;
• modalità di assistenza e supporto al discente durante la fruizione del percorso formativo;
• modalità di effettuazione delle verifiche intermedie e finali di apprendimento in modalità sincrona;
• conformità alla legislazione vigente in merito alle modalità di trattamento dei dati personali (il discente è soggetto obbligato a fornire i dati necessari senza i quali non è possibile la fruizione del corso a distanza in modalità VCS).

In fase di erogazione del corso, gli accessi sono gestiti ordinariamente dal tutor e/o dal docente e sono di tipo protetto.

Il tutor, prima dell’avvio della sessione formativa, verifica gli avvenuti accessi e la loro registrazione sulla piattaforma (con l’indicazione dell’orario di accesso). Eseguiti gli accessi, il tutor verifica il corretto funzionamento audio e video di tutti i discenti e delle funzionalità necessarie per lo svolgimento dell’evento formativo, disattivando quelle non strettamente necessarie alla didattica.

I vincoli di presenza obbligatoria su SSL per una certa percentuale delle ore di formazione devono essere verificati anche in modalità VCS: spetta al tutor e/o al docente verificare la presenza dei discenti.

Le verifiche di apprendimento intermedie e finali sono svolte in modalità sincrona con la visualizzazione delle finestre dei discenti nel corso dello svolgimento.

Se la piattaforma prevede la funzionalità di emissione degli attestati di frequenza e superamento delle verifiche, il soggetto formatore nell’utilizzo di tale funzionalità deve rendere conforme l’attestazione a quanto previsto dalla legislazione vigente. Nel caso in cui la piattaforma non supporti tale funzionalità, il soggetto formatore può inviare gli attestati in originale ai recapiti dei singoli discenti.

Al termine dell’erogazione del corso, il soggetto formatore procede con il monitoraggio e la valutazione della qualità della formazione erogata, sia in termini didattici che organizzativi, ad esempio tramite un questionario di gradimento da sottoporre sempre in sincrono ai discenti. Dall’analisi dei dati e delle informazioni raccolti il soggetto formatore individua quali sono i processi che presentano criticità e le aree di miglioramento su cui intervenire.

APPROFONDIMENTI: LE INDICAZIONI OPERATIVE SULLA FORMAZIONE IN VIDEOCONFERENZA DI AIESIL E VEGA FORMAZIONE…

Vega Formazione è un Ente di Formazione accreditato dalla Regione Veneto nel 2009 e dal Consiglio Nazionale Ingegneri (CNI) nel 2016, riconosciuto e recensito a livello nazionale come ente di formazione d’eccellenza nella didattica online (sincrona e asincrona), sui corsi sulla sicurezza sul lavoro, sulla tutela ambientale, risparmio e gestione dell’energia, corsi HACCP e sulla privacy, Vega Formazione eroga corsi in E-learning fruibili da remoto progettati e studiati secondo gli alti standard applicati alla didattica in aula.

Vega Formazione si è impegnata sin dal primo momento in cui la videoconferenza è divenuta uno strumento ampiamente utilizzato per le attività di formazione per definire i requisiti sia operativi che tecnologici per svolgere una formazione a distanza, in modalità sincrona, efficace.

In assenza di standard, linee guida e altri documenti che specificassero le caratteristiche e i requisiti da rispettare durante la formazione in Videoconferenza (FAD Sincrona) sulla sicurezza (e non solo), un gruppo di lavoro composto da:

• Dott. Antonio Malvestuto
• Dott. Fabrizio Bottini
• Dott. Lorenzo Fantini
• Ing. Cristian Masiero
• Dott. Stefano Massera
• Ing. Federico Maritan
• Dott.ssa Elena Padovan
• Ing. Mauro Rossato

e coordinato da AIESiL (Associazione Italiana imprese Esperte in Sicurezza del Lavoro e Ambiente), ha predisposto già il 15/4/2020, ossia in piena pandemia a Covid, le “Indicazioni Operative per l’erogazione della Formazione in modalità Videoconferenza” con lo scopo di definire i requisiti che devono essere soddisfatti per effettuare un’attività formativa “a distanza” in Videoconferenza (FAD Sincrona) efficace quanto la formazione in aula (detta anche “residenziale”).

I requisiti previsti dalle Indicazioni Operative per l’erogazione della formazione in modalità videoconferenza presentano contenuti del tutto compatibili con la prassi di riferimento UNI/PdR 149/2023, a dimostrazione che il percorso tracciato da questo documento “pioniere” nell’approfondimento della tematica era corretto.