REGIONE LOMBARDIA: NUOVA PIATTAFORMA GE.FO.S. PER LA FORMAZIONE SULLA SICUREZZA. COSA CAMBIA PER GLI ENTI DI FORMAZIONE

Con la D.G.R. n. XII/6661 del 3 agosto 2026, Regione Lombardia ha approvato le indicazioni operative per l’attuazione della L.R. 10 febbraio 2026, n. 4, introducendo un nuovo sistema regionale per la registrazione e il monitoraggio dei corsi di formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

Scarica gratuitamente la Legge Regionale n. 4/2026 e la Delibera XII/6661

Il provvedimento disciplina, in particolare, l’Elenco regionale dei soggetti formatori e il funzionamento della nuova piattaforma Ge.Fo.S. – Gestione Formazione Sicurezza, attraverso la quale dovranno essere effettuate le comunicazioni relative ai corsi erogati in Lombardia.

Per gli enti di formazione si tratta di una novità rilevante: una volta divenuto operativo il nuovo sistema, gli adempimenti non riguarderanno più soltanto l’organizzazione e la documentazione interna del corso, ma comprenderanno una serie di comunicazioni obbligatorie alla Regione prima e dopo lo svolgimento della formazione.

CHI È INTERESSATO?

La disciplina riguarda i soggetti abilitati a erogare formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro nel territorio lombardo.

Oltre ai soggetti istituzionali, rientrano nel sistema gli enti accreditati presso Regione Lombardia e gli “Altri Soggetti Formatori” individuati dall’Accordo Stato Regioni del 17 aprile 2025, tra i quali, negli ambiti di rispettiva competenza, organismi paritetici, associazioni sindacali e datoriali, ordini e collegi professionali e fondi interprofessionali.

L’iscrizione nell’Elenco regionale è obbligatoria per i soggetti accreditati e per gli “Altri Soggetti Formatori”. I soggetti istituzionali sono invece iscritti di diritto.

Per gli enti già accreditati in Regione Lombardia, la procedura è semplificata: i relativi dati risultano già censiti nell’Anagrafe regionale degli enti accreditati e, al primo accesso a Ge.Fo.S., il legale rappresentante viene associato al soggetto formatore di riferimento.

GE.FO.S. DIVENTA IL RIFERIMENTO PER LA COMUNICAZIONE DEI CORSI

La L.R. 4/2026 prevede che i soggetti formatori comunichino tramite la piattaforma regionale l’avvio di ciascun corso di formazione o aggiornamento, indicando anche l’elenco degli allievi e il calendario.

Entro 30 giorni dalla conclusione del corso dovrà inoltre essere trasmessa la relativa comunicazione finale.

La D.G.R. rende quindi Ge.Fo.S. lo strumento attraverso il quale Regione Lombardia potrà registrare, tracciare e monitorare i percorsi di formazione sulla sicurezza realizzati nel territorio regionale, mettendo i relativi dati a disposizione anche delle ATS nell’ambito delle attività di vigilanza.

GLI ADEMPIMENTI PRINCIPALI PER GLI ENTI DI FORMAZIONE

Per gli enti formatori il nuovo sistema comporterà, in sintesi, i seguenti passaggi:

1. Accesso e iscrizione nell’Elenco regionale dei soggetti formatori. Per i soggetti accreditati l’anagrafica viene acquisita dai sistemi regionali; l’iscrizione in Ge.Fo.S. costituisce il presupposto per operare sulla piattaforma.
2. Verifica periodica del mantenimento dei requisiti. La piattaforma prevede il rinnovo della dichiarazione relativa al possesso dei requisiti del soggetto formatore.
3. Comunicazione preventiva dell’avvio di ogni corso/edizione. La comunicazione deve essere consolidata entro la data di inizio e comunque non oltre un’ora dall’avvio della prima lezione prevista a calendario. Dopo tale termine la comunicazione di avvio non può più essere inserita. Devono essere indicati almeno denominazione e tipologia del corso, modalità di erogazione, calendario e dati dei partecipanti.
4. Gestione della singola edizione. Gli obblighi di comunicazione sono riferiti alla specifica edizione del corso. Nell’e-learning la configurazione prevista dal documento è particolare: ogni edizione viene associata a un solo discente, con rapporto 1:1.
5. Registrazione degli esiti. Al termine dell’attività formativa devono essere inseriti gli esiti riferiti ai partecipanti.
6. Comunicazione di conclusione entro 30 giorni. In caso di comunicazione tardiva il sistema richiede una motivazione e genera una segnalazione alle ATS competenti.
7. Gestione degli attestati tramite Ge.Fo.S. A seguito dell’invio dell’esito finale e della comunicazione di fine corso, gli attestati vengono generati automaticamente dalla piattaforma in formato PDF/A.

Per gli enti dotati di propri software gestionali è inoltre prevista la possibilità di interoperare con Ge.Fo.S. tramite API, trasmettendo automaticamente dati sui corsi, partecipanti, calendari, esiti e conclusione delle edizioni. I dati correttamente inviati tramite tali canali sono considerati formalmente acquisiti dalla piattaforma senza ulteriori operazioni manuali.

QUALI CORSI RIENTRANO NEL NUOVO SISTEMA GE.FO.S?

L’obiettivo della piattaforma è il monitoraggio dei corsi di formazione e aggiornamento in materia di salute e sicurezza sul lavoro realizzati in Lombardia.

L’Allegato A esclude espressamente dall’ambito di applicazione della L.R. 4/2026, e quindi dall’utilizzo della piattaforma, alcuni percorsi soggetti a specifiche discipline, tra i quali la formazione in materia di prevenzione incendi, i corsi abilitanti per la conduzione di generatori di vapore e i corsi relativi alla rimozione e smaltimento dell’amianto.

Il provvedimento richiama inoltre i cosiddetti break formativi, ma su questo punto la stessa Delibera prevede ulteriori atti applicativi. Analogamente, sono rinviate a successivi provvedimenti della DG Welfare alcune modalità operative relative alla formazione in videoconferenza e in e-learning.

CORSI IN E-LEARNING E VIDEOCONFERENZA: QUANDO SI CONSIDERANO EROGATI IN LOMBARDIA?

Un passaggio particolarmente importante riguarda la formazione a distanza.

La L.R. 4/2026 trova applicazione nel territorio della Regione Lombardia e, per individuare se un corso a distanza presenti il necessario collegamento territoriale, la D.G.R. assume come criterio il luogo in cui è ubicato l’elaboratore elettronico utilizzato per l’erogazione.

In particolare:

• per i corsi asincroni/e-learning rileva il server sul quale viene erogato il corso;
• per i corsi in videoconferenza sincrona rileva il computer dal quale viene organizzata la videoconferenza.

Di conseguenza, la posizione fisica del partecipante non rappresenta, secondo il criterio indicato nella D.G.R., l’elemento determinante per stabilire l’applicabilità degli obblighi regionali.

È tuttavia opportuno evidenziare che la Delibera demanda a successivi atti amministrativi la definizione delle modalità applicative di dettaglio per videoconferenza ed e-learning. Gli enti che utilizzano LMS e piattaforme cloud dovranno quindi prestare particolare attenzione ai successivi chiarimenti regionali.

GLI OBBLIGHI RIGUARDANO ANCHE SOGGETTI FORMATORI DI CARATTERE NAZIONALE

La disciplina non riguarda esclusivamente gli enti accreditati in Lombardia.

Un’associazione datoriale, un organismo paritetico o un altro soggetto formatore legittimato dall’Accordo Stato-Regioni a operare anche su scala nazionale, quando svolge attività formativa che ricade territorialmente nell’ambito di applicazione della L.R. 4/2026, deve tenere conto degli obblighi previsti dal sistema lombardo.

L’iscrizione nell’Elenco regionale costituisce infatti l’abilitazione all’erogazione dei corsi di formazione e aggiornamento nel territorio regionale e la legge prevede l’obbligo di comunicazione attraverso la piattaforma per i soggetti formatori.

CONTROLLI E SANZIONI

La nuova disciplina non ha soltanto finalità statistiche. Le informazioni contenute in Ge.Fo.S. saranno utilizzabili dalle ATS nell’ambito delle attività di vigilanza e controllo. Le sanzioni previste dalla L.R. 4/2026 sono irrogate dalle ATS, nell’esercizio delle competenze in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

La corretta gestione delle comunicazioni Ge.Fo.S. dovrà quindi essere inserita a tutti gli effetti nelle procedure organizzative degli enti di formazione.

DA QUANDO SI APPLICHERANNO I NUOVI OBBLIGHI?

È importante sottolineare che la Delibera non rende immediatamente operativi gli obblighi Ge.Fo.S.

La D.G.R. stabilisce infatti che il provvedimento venga pubblicato sul Bollettino Ufficiale della Regione Lombardia non prima del 9 ottobre 2026. La data di pubblicazione sul BURL coinciderà con la data di attivazione della piattaforma.

Gli obblighi a carico dei soggetti formatori decorreranno dal trentunesimo giorno successivo alla pubblicazione.

Pertanto, al 1° settembre 2026 non è ancora possibile individuare la data esatta di decorrenza, poiché dipenderà dalla data effettiva di pubblicazione della D.G.R. sul BURL.

Dalla decorrenza dei nuovi obblighi, inoltre, le precedenti disposizioni della D.G.R. XII/4515/2026 relative alle comunicazioni dei corsi di formazione e aggiornamento non troveranno più applicazione nei confronti dei soggetti formatori accreditati, essendo sostituite dal nuovo sistema previsto dalla L.R. 4/2026 e dalla D.G.R. XII/6661.

COSA DOVREBBERO FARE FIN DA ORA GLI ENTI DI FORMAZIONE

In attesa dell’effettiva attivazione di Ge.Fo.S., gli enti formatori possono iniziare a prepararsi verificando i propri processi organizzativi, i dati anagrafici dei discenti raccolti in fase di iscrizione, la gestione dei calendari e degli esiti, nonché l’eventuale necessità di integrare il proprio gestionale con le API regionali.

Particolare attenzione dovrà essere dedicata anche alle procedure interne che consentano di rispettare la comunicazione preventiva entro l’avvio del corso, considerando che il sistema non permette l’inserimento oltre un’ora dall’inizio della prima lezione.

Per chi eroga formazione a distanza sarà inoltre opportuno verificare dove sono ubicati i sistemi utilizzati per l’erogazione, in particolare i server degli LMS, e monitorare la pubblicazione degli ulteriori atti regionali dedicati a e-learning e videoconferenza.