Facsimile della Lettera di Incarico del Rappresentante del Datore di Lavoro alla Riunione Periodica (Art. 35 D. Lgs. 81/08)

Vega Engineering mette a disposizione il facsimile di Lettera di incarico per il rappresentante del Datore di Lavoro alla riunione periodica, un documento pronto all’uso che consente di formalizzare, in modo chiaro e tracciabile, la partecipazione di un sostituto quando il Datore di Lavoro non può presenziare personalmente all’incontro annuale.

COME È STRUTTURATO IL FACSIMILE

Il documento è impostato in tre parti essenziali:

• Una prima sezione “Premesso che” dove si richiama la riunione periodica prevista dall’Art. 35 del D. Lgs. 81/08 e si chiarisce la motivazione dell’assenza del Datore di Lavoro, in relazione alla riunione programmata in una data precisa.
• Nella seconda sezione, la lettera consente di attribuire all’incaricato la partecipazione “in sua vece” con pieni poteri di rappresentanza, includendo espressamente la discussione dei punti all’ordine del giorno e la sottoscrizione del verbale di riunione.
  La stessa sezione contiene una clausola di chiusura con cui il Datore di Lavoro dichiara che prenderà visione del verbale e si impegna a recepire e attuare le eventuali azioni di miglioramento individuate.
• Infine, il facsimile prevede lo spazio per luogo e data e la firma del Datore di Lavoro.
  

Come indicato nel facsimile, il modello è costruito per essere compilato con facilità: nel testo sono infatti evidenziati, in giallo, i campi da personalizzare (nome e cognome del Datore di Lavoro, azienda, data della riunione, nominativo e ruolo dell’incaricato).

COS’È LA RIUNIONE PERIODICA (ART. 35 D.LGS. 81/08)?

La riunione periodica è un incontro previsto dall’art. 35 del D. Lgs. 81/08, obbligatorio nelle aziende e unità produttive che occupano più di 15 lavoratori. La norma stabilisce che il Datore di Lavoro, direttamente o tramite il servizio di prevenzione e protezione dai rischi, debba indire almeno una volta all’anno la riunione, alla quale partecipano il Datore di Lavoro (o un suo rappresentante), RSPP, Medico Competente (ove nominato) e RLS.

DI COSA SI DISCUTE E PERCHÉ È IMPORTANTE IL VERBALE DELLA RIUNIONE PERIODICA?

Nel corso della riunione il Datore di Lavoro sottopone all’esame dei partecipanti temi centrali per la gestione della prevenzione:

• DVR,
• andamento di infortuni e malattie professionali,
• risultati della sorveglianza sanitaria,
• criteri di scelta ed efficacia dei DPI,
• programmi di informazione e formazione di dirigenti, preposti e lavoratori.

Inoltre, possono essere individuati buone prassi e obiettivi di miglioramento della sicurezza complessiva.

Della riunione deve essere redatto un verbale, che è a disposizione dei partecipanti per la consultazione: per questo la corretta formalizzazione della rappresentanza del Datore di Lavoro (quando non partecipa personalmente) diventa un tassello utile nella tracciabilità documentale dell’incontro.

PERCHÉ È UN DOCUMENTO “DI SUPPORTO” ALLA TRACCIABILITÀ?

Questa lettera non sostituisce il verbale della riunione periodica, ma lo completa: collega in modo esplicito l’evento della riunione periodica alla persona che vi partecipa in rappresentanza del Datore di Lavoro e mette nero su bianco i poteri attribuiti (inclusa la firma del verbale).

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