WHISTLEBLOWING: GLI OBBLIGHI PER LE AZIENDE DAL 17 DICEMBRE 2023

Il D.Lgs. del 10 marzo 2023, n. 24 ha aggiornato la normativa italiana in materia di whistleblowing recependo la direttiva (UE) 2019/1937 “riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

Alla luce di tale decreto, dal 17 dicembre 2023 le organizzazioni private da 50 a 249 dipendenti devono dotarsi di strumenti e procedure per le segnalazioni di illeciti aziendali con particolare attenzione alla protezione dei dati personali del segnalante.

Di whistleblowing avevamo già trattato in una precedente news, andiamo a vedere ora la nuova disciplina introdotta dal D.Lgs. 24/2023, chi riguarda e come adempiere ai nuovi obblighi.

COSA PREVEDE LA NORMATIVA WHISTLEBLOWING?

Le segnalazioni whistleblowing comprendono tutte quelle comunicazioni effettuate da un soggetto segnalante che, nello svolgimento delle proprie mansioni, rileva situazioni, comportamenti o circostanze che possono ragionevolmente far sospettare il verificarsi di irregolarità, violazioni di leggi o regolamenti, oppure condotte illecite. Tali segnalazioni mirano a prevenire o contrastare eventuali atti contrari alla normativa whistleblowing vigente, ai principi etici aziendali o agli interessi pubblici. Il dipendente, in buona fede e con ragionevole convinzione, è chiamato a riportare tali fatti attraverso i canali predisposti dall’organizzazione, contribuendo così a creare un ambiente di lavoro più sicuro, trasparente e rispettoso delle regole.

QUALI AZIENDE SONO OBBLIGATE AL WHISTLEBLOWING?

I soggetti obbligati whistleblowing secondo la normativa sono individuati agli art. 2 e 3 del D.Lgs. 24/2023:

• I soggetti del settore pubblico sono le amministrazioni pubbliche, le autorità amministrative indipendenti, gli enti pubblici economici, i concessionari di pubblico servizio, le imprese a controllo pubblico e le imprese in house, anche se quotate.
• I soggetti del settore privato sono quelli che:
  • hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
  • rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione di cui alle parti I.B e II dell’allegato al decreto, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di 50 lavoratori subordinati; si tratta dei settori dei servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, nonché della sicurezza dei trasporti;
  • sono diversi dai soggetti di cui al punto precedente, sono dotati di un modello di organizzazione e gestione 231, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di 50 lavoratori subordinati.

QUAL È L’AMBITO DI APPLICAZIONE?

Il D.Lgs. 24/2023 ha aggiornato la normativa whistleblowing che si applica, come riportato nell’art. 1, alle violazioni delle disposizioni normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui i soggetti segnalanti siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

Sono escluse dall’ambito di applicazione della nuova disciplina le segnalazioni:

• legate a un interesse di carattere personale del segnalante, che attengono ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate
• in materia di sicurezza e difesa nazionale
• relative a violazioni già disciplinate in via obbligatoria cui continuano ad applicarsi la specifica disciplina.

QUALI SONO GLI ADEMPIMENTI IN SCADENZA IL 17 DICEMBRE 2023?

Per proteggere i soggetti che segnalano le condotte illecite di cui sono venuti a conoscenza in ambito lavorativo ed incentivare le segnalazioni, è necessario che le imprese individuate dal D.Lgs. 24/2023 mettano in atto apposite procedure di segnalazione, garantendo la riservatezza e stabilendo uno specifico regime applicabile in caso di ritorsioni, per tale compito è prevista una scadenza.

La nuova disciplina è in vigore dal 15 luglio 2023, da tale data hanno dovuto adeguarsi gli enti e le aziende del settore pubblico e quelle del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti a tempo determinato o indeterminato, pari o superiore a 250.

Dal 17 dicembre 2023 le aziende private con una media da 50 a 249 lavoratori subordinati o dotate di un modello organizzativo 231 hanno l’obbligo di istituire un canale di segnalazione interna efficace che consenta la gestione tempestiva ed efficiente delle segnalazioni garantendo la necessaria protezione della riservatezza del segnalante.

COSA PREVEDE LA PROCEDURA WHISTLEBLOWING?

Le segnalazioni possono essere effettuate con canali interni, predisposti dai soggetti pubblici o privati, o esterni all’organizzazione.

Le segnalazioni interne sono effettuate per iscritto, in forma cartacea, con modalità informatiche o in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale o, su richiesta del segnalante, mediante un incontro diretto.

Il canale esterno di segnalazione è di competenza ANAC, a cui ci si può rivolgere quando il canale interno non è stato attivato o non è conforme o se non c’è stato seguito alla segnalazione presentata o, ancora, non ha gestito correttamente la segnalazione.

Il segnalante può effettuare divulgazioni di pubblico dominio tramite stampa o mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, oltre che una denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile. Ovviamente il whistleblower dovrà preoccuparsi di avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rispettino le condizioni previste (art. 16, comma 1 del D.Lgs. 24/2023).

QUALI SONO I CONTENUTI MINIMI DI UNA SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING?

Affinché una segnalazione di whistleblowing sia considerata valida, deve contenere elementi essenziali che permettano di identificare e valutare correttamente la presunta irregolarità. La segnalazione deve includere una descrizione chiara e dettagliata dei fatti, accompagnata da dati specifici come date, luoghi, soggetti coinvolti e, se possibile, prove documentali pertinenti.

Tuttavia, una segnalazione può essere considerata inammissibile e quindi archiviata direttamente dal Dirigente nei seguenti casi:

a) Manifesta infondatezza: quando mancano elementi di fatto che riconducano a violazioni tipizzate nell’art. 2, co. 1, lett. a) del D.Lgs. 24/2023.

b) Assenza dei presupposti di legge: quando non sussistono le condizioni per l’esercizio dei poteri di vigilanza da parte dell’Autorità, inclusa l’assenza dei requisiti previsti per effettuare la segnalazione, in particolare da parte di lavoratori del settore privato.

c) Incompetenza dell’Autorità: se le questioni segnalate esulano dalle competenze istituzionali dell’Autorità.

d) Contenuto generico: quando la segnalazione è formulata in modo troppo vago, priva di dettagli utili alla comprensione dei fatti o supportata da documentazione non pertinente.

e) Assenza di segnalazione specifica: se viene presentata esclusivamente documentazione senza alcuna descrizione delle condotte illecite.

f) Mancanza di dati essenziali: quando mancano informazioni fondamentali richieste dal Regolamento per la gestione delle segnalazioni e per l’esercizio del potere sanzionatorio.

g) Violazioni di lieve entità: se le irregolarità segnalate sono considerate di scarsa rilevanza.

Questi criteri assicurano che le segnalazioni ricevute siano sufficientemente circostanziate da consentire l’avvio di indagini appropriate, nel rispetto della riservatezza e delle norme stabilite dal D.Lgs. 24/2023.

MISURE DI PROTEZIONE PER IL SEGNALANTE

Le segnalazioni devono essere gestite da personale dedicato e appositamente formato, eventualmente anche da soggetto esterno autonomo, garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante e impedendo la diffusione indiscriminata dei contenuti della segnalazione.

CHI GESTISCE LE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING? 

La gestione delle segnalazioni whistleblowing avviene attraverso specifici canali di segnalazione, che variano a seconda della situazione e della gravità della violazione. I principali canali previsti sono:

Canali di Segnalazione

1. Canale interno: attivato nell’ambito del contesto lavorativo dell’organizzazione.
2. Canale esterno (ANAC): gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione per segnalazioni che non possono essere trattate efficacemente a livello interno.
3. Divulgazione pubblica: effettuata tramite la stampa, mezzi elettronici o altri strumenti in grado di raggiungere un vasto pubblico.
4. Denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile: quando necessario per avviare procedimenti legali o contabili.

Scelta del Canale di Segnalazione

I segnalanti possono scegliere il canale esterno (ANAC) nei seguenti casi:

• Assenza o inadeguatezza del canale interno:
• Segnalazione interna effettuata, ma senza seguito adeguato.
• Il segnalante ritiene che una segnalazione interna non sarebbe gestita in modo efficace o potrebbe esporlo a ritorsioni.
• Il segnalante ritiene che la violazione costituisca un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.

I segnalanti possono procedere con una divulgazione pubblica nei seguenti casi:

• La segnalazione interna ed esterna è stata effettuata, ma non ha ricevuto alcun riscontro entro i termini previsti.
• Esiste un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.
• Il segnalante ha fondati motivi di temere ritorsioni, distruzione di prove o collusione tra i responsabili della violazione e chi riceve la segnalazione.

SISTEMA SANZIONATORIO

Il trattamento dei dati personali e la documentazione relativa alle segnalazioni whistleblowing devono essere gestiti anche nel rispetto delle regole e dei principi contenuti nel GDPR e nel Codice Privacy.

Il mancato rispetto della disciplina comporta l’applicazione di sanzioni amministrative pecuniarie da parte dell’Autorità Nazionale Anti-Corruzione (ANAC), nonché di possibili sanzioni aggiuntive applicabili dal Garante Privacy in caso di violazione della disciplina sul trattamento dei dati personali.

LA GUIDA OPERATIVA DI CONFINDUSTRIA PER IL SETTORE PRIVATO

Ad ottobre 2023 Confindustria ha elaborato, con il supporto dei propri Gruppi di lavoro e sulla base delle indicazioni fornite da ANAC, una “Guida operativa per gli enti privati” che contiene una serie di indicazioni utili a supportare imprese, associazioni nell’implementazione degli adempimenti previsti.

Il documento offre suggerimenti pratici sulle soluzioni più adeguate per definire le procedure interne, da declinare in funzione delle specificità di ciascuna struttura aziendale, quali ad esempio: la scelta e l’istituzione del canale di segnalazione interno; l’individuazione del soggetto chiamato a gestire la segnalazione e le attività che deve svolgere per darvi seguito.

La guida operativa per il whistleblowing nel settore privato è messa a disposizione in allegato a questa news.

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