Facsimile dichiarazione di impegno alla tutela della riservatezza

La norma UNI EN ISO 19011:2018 “Linee guida per audit di sistemi di gestione” fornisce una guida sull’audit di sistemi di gestione, compresi i principi dell’attività di audit, la gestione dei programmi di audit e la conduzione degli audit di sistemi di gestione, così come una guida per la valutazione delle competenze delle persone coinvolte nel processo di audit. La stessa norma in più punti prevede che gli auditor dovrebbero agire con discrezione nell’utilizzo e nella protezione delle informazioni acquisite nel corso dei loro compiti. Le informazioni non devono essere utilizzate impropriamente per vantaggi personali da parte dell’auditor in modo da danneggiare gli interessi legittimi dell’organizzazione oggetto dell’audit.

CHE COS’È LA DICHIARAZIONE DI TUTELA DELLA RISERVATEZZA?

Con la dichiarazione di tutela di riservatezza l’auditor si impegna a non divulgare e a non trarre personale profitto da quelle informazioni delle quali possa venire a conoscenza nell’ambito dello svolgimento della propria attività. L’accordo di riservatezza deve essere utilizzato nella fase di stipula del contratto dove, durante l’espletamento dell’attività dell’audit, vengono scambiate informazioni che possono essere considerate come riservate. Con tale accordo si vuole così tutelare la segretezza delle informazioni scambiate. L’autonomia concessa ai contraenti consente loro di apprestare una migliore e più puntuale tutela contro la rivelazione delle informazioni confidenziali.

Con l’accordo di riservatezza vengono definiti i seguenti aspetti:

• Obblighi delle parti: l’accordo stabilisce gli obblighi delle parti coinvolte, inclusi i divieti di divulgazione, l’obbligo di proteggere le informazioni e il periodo di validità dell’accordo.
• Le limitazioni sull’uso delle informazioni: l’accordo può contenere disposizioni che regolamentano come e quando le informazioni possono essere utilizzate dalla parte che le riceve.
• La durata dell’accordo: l’accordo di riservatezza specifica per quanto tempo sarà in vigore e quali condizioni possono comportare la sua scadenza.
• I rimedi per la violazione: l’accordo stabilisce le misure che possono essere intraprese in caso di violazione, inclusi i risarcimenti o i procedimenti legali.

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